1. Algemeen

Omnisportclub ’t Vosje vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met deze gegevens. Omnisportclub ’t Vosje vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen

Als Omnisportclub ’t Vosje vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Bestuur ’t Vosje vzw

Secretariaat: Groenstraat 124 1800 Vilvoorde

E-mailadres: secretariaat@tvosje.be

1.1 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door ’t Vosje vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van ’t Vosje vzw (uitvoering overeenkomst)
om een verzekering af te sluiten (burgerlijke aansprakelijkheid en/of sportongevallen)
het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

1.2 Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail voor het ledenbestand
adressen en telefoonnummers van je begeleidende instelling en/of ouders en/of familieleden en/of bewindvoerder en/of wettelijke vertegenwoordiger
Rijksregisternummer voor de verzekering
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum voor deelname activiteiten
Rekeningnummer : voor financiële transacties
Deelname aan sportactiviteiten: medische gegevens gevraagd door een andere verwerker, uitslagen van wedstrijden, beeldmateriaal

1.3 Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende personen in onze organisatie

Bestuursleden van ’t Vosje vzw

1.4 Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor

De verzekering voor sportongevallen en Burgerlijke aanprakelijkheid: Arena
De verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid vrijwilligers : verzekeringskantoor Machelen
Special Olympics Belgium
Sportfederatie: Parantee-Psylos
Onderhoud van de website
Email (afhankelijk van de provider van het bestuurslid)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. USA/Dubai/ en ??

1.5 Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

1.6 Bewaartermijn

’t Vosje vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De bewaartermijnen zijn vastgelegd in ons Register van gegevensverwerking (zie www.tvosje vzw)

1.7 Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens Omnisportclub ’t Vosje vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

1.8 Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Wij vragen je om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

1.9 Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35,1000 Brussel of via https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

1.10 Wijziging privacyverklaring

’t Vosje vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging zullen we je informeren via een e-mail/brief en/of De Voskrant.

De meeste recente versie van onze privacyverklaring vind je altijd terug op de onze website www.tvosje.be.

2. Het bestuur

De algemene vergadering

De algemene vergadering is bevoegd voor:

De statutenwijziging;
de benoeming en afzetting van de bestuurders
vaststelling van de (eventuele) vergoeding van de bestuurders;
goedkeuring van de jaarrekening;
het instellen van een vordering tegen de bestuurders wegens foutief beheer;
het afzetten van de bestuurders;
goedkeuring van de jaarrekening en de begroting;
goedkeuring van het principe van de ontbinding van de vereniging, benoeming van een vereffenaar naar aanleiding van de vereffening in het kader van de ontbinding, beslissing tot het bepalen van de vergoeding van de vereffenaar(s) bij een vrijwillige ontbinding en bestemming van het actief van de vereniging naar aanleiding van de ontbinding;
beslissing tot het aanvaarden en uitsluiten van een toegetreden lid;
beslissing tot omzetting van de vzw in een vzw, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
alle andere door de wet en de statuten aan de algemene vergadering expliciet toegekende bevoegdheden.

De algemene vergadering komt tenminste eenmaal per jaar bijeen binnen de 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar.